Como integrar o SAP Concur com ERP para otimizar a gestão de despesas

Você ainda lida com entrada manual de dados ou sistemas financeiros desconectados? Integrar o SAP Concur com ERP (como SAP S/4HANA, Oracle PeopleSoft ou JD Edwards) pode eliminar esses gargalos, automatizando o fluxo de informações de despesas. Neste artigo, vamos te mostrar como funciona a integração do SAP Concur, tanto por API quanto por SFTP, e como implementá-la com sucesso. É leitura essencial para líderes de TI e finanças que buscam mais eficiência e controle nos seus processos.

Por que integrar o SAP Concur com ERP é tão importante?

O SAP Concur é uma das soluções líderes globais para gestão de viagens, despesas e faturas. Mas para aproveitar seu potencial ao máximo, é fundamental conectá-lo com seus sistemas financeiros e de RH. A integração com sistemas ERP permite que dados fluam automaticamente entre o Concur e o ERP – por exemplo, envio de relatórios de despesas aprovados para lançamento contábil, ou atualização de centros de custo e funcionários no Concur a partir do ERP. Isso significa: menos planilhas, menos retrabalho e mais precisão.

Para o time de finanças, essa integração representa visibilidade em tempo real dos gastos e garante que políticas de reembolso sejam seguidas do início ao fim. Já para a TI, o Concur oferece ferramentas padronizadas para integração, por arquivos ou APIs, que se adaptam a diferentes estruturas tecnológicas. Ou seja, você pode integrar com SAP, Oracle ou outros sistemas, com flexibilidade. No fim do dia, integrar o Concur é um passo estratégico rumo à automação, à conformidade e à tomada de decisões mais inteligente.

Existem dois métodos principais de integração com o SAP Concur: API (web services) e transferência segura de arquivos (SFTP). Ambos são robustos, mas atendem necessidades diferentes. Veja como funcionam:

Integração via SFTP (Transferência de Arquivos)

Esse modelo usa arquivos para enviar e receber dados entre o Concur e o ERP. O Concur exporta arquivos padronizados – como o SAE (Standard Accounting Extract) – com todos os dados necessários de despesas aprovadas para o ERP processar. Da mesma forma, você pode importar dados mestres (funcionários, centros de custo, etc.) para o Concur usando arquivos CSV via SFTP.

Vantagens: Simples, estável, e ideal para atualizações em lote (ex: diárias).

Exemplo real: Integramos Concur ao SAP S/4HANA via SFTP, utilizando o ICS para importar dados de despesas, adiantamentos e centros de custo – tudo agendado automaticamente.

Quando usar: Ótimo para quem busca agilidade sem necessidade de atualização em tempo real ou quer começar com uma abordagem mais segura e previsível.

Integração via API (Web Services)

Para quem busca dados em tempo real e maior flexibilidade, a integração via API é o caminho. O SAP Concur oferece APIs REST e SOAP para leitura e envio de dados, como relatórios de despesas aprovados, confirmações de pagamento, entre outros.

Exemplo real: Fizemos a integração entre Concur e JD Edwards via middleware, utilizando APIs para exportar despesas e importar confirmações de pagamento.

Vantagens: Flexibilidade, interatividade e automação de ponta a ponta.

Quando usar: Empresas que precisam de atualizações imediatas, múltiplas validações ou que já utilizam plataformas de integração (como MuleSoft, Boomi, etc.).

Conector SAP ICS para ERPs SAP

Se você utiliza SAP S/4HANA ou ECC, a SAP oferece um conector oficial chamado ICS (Integration with Concur Solutions). É uma solução pronta para uso, reduz o esforço técnico e é altamente recomendada para ambientes SAP. Ela utiliza APIs sob o capô da interface ICS e cobre cenários como:

• Importação de dados mestres (empregados, centros de custo)
• Exportação de relatórios de despesas e adiantamentos
• Confirmações de pagamentos de volta para o Concur
• Dentre outras

Essa opção reduz o esforço técnico e é altamente recomendada para ambientes SAP.

Middleware e conectores de parceiros

Sistemas como Oracle PeopleSoft, JD Edwards e NetSuite também podem se integrar com Concur utilizando conectores parceiros disponíveis no SAP Concur App Center ou via plataformas de integração. Essas ferramentas facilitam o mapeamento e a transformação dos dados entre os sistemas.

Quando usar: Ideal para empresas com ERP fora do ecossistema SAP ou com múltiplos sistemas interligados.

Certo João, o que eu devo usar então?

Essa é uma das dúvidas mais frequentes. A resposta depende do seu cenário: SFTP é mais simples e eficaz para quem trabalha bem com processos em lote e APIs são ótimas quando você precisa de atualização instantânea ou regras de negócios mais complexas.

Abaixo está o passo a passo de como o processo de desenvolver uma nova integração se parece:

1. Definir o escopo da integração
Quais dados serão integrados? Relatórios de despesas? Adiantamentos? Funcionários? O escopo completo deve ser documentado e revisado.

2. Escolher a abordagem correta
SAP? Avalie o ICS. Oracle ou JDE? Usar middleware ou conectores parceiros. Levar em conta a complexidade, volume e frequência dos dados.

3. Configurar a conexão técnica
Para SFTP: configurar o servidor, trocar as chaves, e definir os agendamentos. Para API: configurar as credenciais e o acesso via portal de desenvolvedores do Concur.

4. Mapear os campos com cuidado
Combinar os dados do Concur com os do ERP – como centro de custo, tipo de despesa, IDs de funcionário. Se necessário, aplicar regras de transformação.

5. Construir e testar os fluxos de integração
Usar o middleware, ICS ou scripts customizados para garantir que os dados fluam corretamente entre os sistemas. Faça testes com dados reais e cenários negativos (ex: erro proposital).

6. Monitorar e automatizar
Programar execuções diárias, configurar alertas de falha e estabelecer uma rotina de suporte. Use os logs do Concur para auditar integrações e garantir rastreabilidade.

7. Treinar e documentar
Mostrar à equipe de finanças onde encontrar os dados no ERP. Deixar claro como agir em caso de erro. Isso reduz dependência da TI e garante sustentabilidade do processo.

Conclusão

Integrar o SAP Concur ao seu ERP, seja via API ou SFTP, é um passo estratégico para automatizar a gestão de despesas corporativas, reduzir erros e acelerar reembolsos. Com planejamento, escolha da tecnologia certa e testes bem feitos, você garante um processo mais ágil e seguro para o controle de gastos empresariais. E a Genesis Consulting pode ser a parceira ideal para te ajudar nesse processo.